En entreprenørvirksomhed stod med en voksende kompleksitet i driften – men en administration, der allerede var presset. I stedet for at ansætte flere, satsede de på automatisering af administrative processer. Med Letflow og Microsoft Power Platform blev 6 centrale processer digitaliseret, og allerede på to af dem var investeringen tjent hjem i løbet af første år.
Branche: Entreprenør
Fokusområde: Administrative processer
Forretningsmål: Skalerbar vækst uden flere administrative ansatte
Løsning: Microsoft Power Platform + RPA
Antal automatiserede processer: 6
Implementeringstid: 162 timer
Besparelse (2 udvalgte processer): 84–144 timer årligt
Investering tjent hjem: Allerede i år 1
Virksomheden havde mange sideløbende byggeprojekter og en administration, der brugte unødig tid på manuelle og gentagne opgaver.
Blandt de største flaskehalse var:
Manuel kontrol af op mod 80 lønsedler hver anden uge
Mangel på digital kvittering for timeregistrering
Fakturaer udenfor standardflow, der krævede manuel håndtering
Onboarding og offboarding med dobbeltindtastning i flere systemer
Ingen integration mellem kalkulations- og projektøkonomisystemer
Spredt datagrundlag og manglende ledelsesoverblik
Letflow udviklede en samlet løsning baseret på Microsoft Power Platform og RPA-teknologi.
Formålet var ikke at ændre arbejdsgangene – men at automatisere dem, så opgaverne blev udført hurtigere, mere præcist og uden fejl.
De seks processer, der blev automatiseret:
Automatiseret lønkontrol – tjek af overenskomster og datavalidering sker nu automatisk før lønkørslen.
Timeregistreringskvitteringer – PDF’er genereres og udsendes automatisk til medarbejderne.
Fakturabehandling uden for EDI – manuelle fakturaer identificeres og godkendes digitalt.
On-/offboarding af medarbejdere – robotten opretter/lukker brugere i relevante systemer og giver besked til IT.
Integration mellem SmartKalk og Komplet – projektdata overføres nu automatisk uden Excel-filer.
Ledelsesdashboard – nøgletal som fravær og ferie vises samlet og opdateres på intranettet.
Implementeringen blev gennemført på 162 timer. Alene på 2 af de 6 processerne er der dokumenteret besparelse.
En RPA-løsning kontrollerer løndata for fejl, overenskomstvilkår og manglende godkendelser.
Fejl opdages og meldes tilbage inden lønkørslen, så de kan rettes i tide – og behovet for bagudrettede korrektioner reduceres markant.
Tid brugt før automatisering: 3-5 timer pr. uge
Samlet tidsbesparelse pr. år: 72-120 timer pr. år
En RPA-løsning identificerer og indlæser data fra de få manuelle fakturaer, der ligger udenfor EDI-flowet.
Den udfylder godkendelsesskemaer automatisk og sikrer korrekt registrering i økonomisystemet – uden manuel indtastning.
Tid brugt før automatisering: 1-2 timer pr. måned
Samlet tidsbesparelse pr. år: 12-24 timer pr. år
Med en estimeret omkostning på 400 kr./time svarer det til 30.000–60.000 kr. i direkte besparelse – alene på disse to processer.
Med de resterende fire automatiseringer har virksomheden desuden opnået:
Frigjorte ressourcer i HR og administration
Reduceret fejlrisiko og færre manuelle korrektioner
Hurtigere onboarding og bedre compliance
Et samlet ledelsesoverblik i realtid
Virksomheden har nu et digitalt setup, der understøtter vækst – uden at øge bemandingen i administrationen.
De vigtigste gevinster:
✅ Mere output med samme ressourcer
✅ Bedre beslutningsgrundlag
✅ Skalerbarhed og robusthed
✅ Investeringen betalt tilbage i år 1 – alene på to processer
Lad os hjælpe jer med at identificere og automatisere netop de processer, der binder jeres tid og ressourcer.
Resultatet er mere output, færre fejl og et stærkt fundament for vækst.
Kontakt os for en uforpligtende snak.
Adidasvej 1
8653 Them
Stamholmen 175, 1. sal
2650 Hvidovre
Tilmeld dig vores nyhedsbrev og få vores nyeste blogindlæg, viden og meget mere om automatisering sendt direkte til din mailindbakke.
